Datenschutzordnung des Hospizdienstes Westlicher Enzkreis

1. Verantwortlicher im Sinne des Art. 13 Abs. 1 lit a) DS-GVO ist

Der Verein für Lebensbeistand und Sterbebegleitung Ambulanter Hospizdienst Westlicher Enzkreis e.V. – nachstehend Hospizverein genannt -

Ettlinger Straße 15
75210 Keltern/Enzkreis
Tel. 07236/2799910
E-Mail: info [at] hospizdienst-westlicher-enzkreis [Punkt] de
Vorstand: Dr. Nils Herter

2. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Der Hospizverein verarbeitet folgende Kategorien personenbezogener Daten:

  1. Mitgliederdaten: gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b), DS-GVO werden zum Zweck der Mitgliederverwaltung von den Mitgliedern Name, Vorname und Anschrift, optional Telefonnummer und E-Mail-Adresse, sowie die Bankdaten des Mitgliedes zum Zweck der Beitragsverwaltung verarbeitet.

  2. Klientendaten: gemäß Art. 6 Abs. 1, DS-GVO werden zum Zweck der Betreuung Name, Vorname und Anschrift, Geburtsdatum, Religionszugehörigkeit, Telefonnummer, Mitgliedschaft bei der Krankenkasse, Pflegegrad, die Diagnose, die Medikation des Klienten und der Beginn und das Ende der Begleitung sowie die Kontaktdaten der Angehörigen, der Hausärzte, der betreuenden Pflegedienste und der übrigen den Klienten betreuenden Organisationen verarbeitet.

  3. Mitarbeiterdaten: gemäß Art. 6 Abs. 1, DS-GVO werden zum Zweck der Personalverwaltung von den Beschäftigten der Name, Vorname und Anschrift, Geburtsdatum, Religionszugehörigkeit, Krankenkassenmitgliedschaft und Steuernummer verarbeitet.

  4. Fundraising: gemäß Art. 6 Abs. 1, DS-GVO lit. a) werden zum Zweck der Werbung für den Verein und für die Ausstellung von Spendenbescheinigungen Name, Vorname und Anschrift von Spendern und Freunden des Vereines verarbeitet.

3. Speicherdauer (Löschfristen für die Datenkategorien)

  1. Die für die Mitglieder – und Beitragsverwaltung notwendigen Daten (Ziff. 2a) werden 5 Jahre nach Beendigung der Vereinsmitgliedschaft gelöscht.

  2. Die Daten unserer Klienten (Ziff. 2b) werden 10 Jahre nach ihrem Ableben bzw. nach ihrem Ausscheiden aus unserer Betreuung gelöscht.

  3. Die Daten unserer ehrenamtlichen Mitarbeiter (Ziff. 2c) werden 5 Jahre nach Aufgabe ihrer ehrenamtlichen Tätigkeit gelöscht.

  4. Die für die Lohnabrechnung der im Verein beschäftigten Personen notwendigen Daten (Ziff 2c) werden nach 10 Jahren gelöscht (gesetzliche Aufbewahrungsfrist).

  5. Die Daten der Spender des Vereines (Ziff. 2d) werden 5 Jahre nach der letzten Kommunikation gelöscht.

4. Verwendung und Weitergabe der personenbezogenen Daten

Die Daten der Mitglieder werden für vereinsinterne Auswertungen, Statistiken o.ä. verwendet. Sie dienen ebenfalls zur Kommunikation mit den Mitgliedern, z.B. für die Einladung zur Mitgliederversammlung, dem Versand des Rundbriefes oder für Anschreiben aus persönlichen Anlässen wie Geburtstagen u.ä.

Die Weitergabe an Dritte erfolgt nur mit Einwilligung der betroffenen Person.

Um Zuwendungen der Krankenkassen gemäß § 39a SGB V zu bekommen, ist der Verein verpflichtet, den jeweiligen Krankenkassen der Klienten deren Identifikationsdaten zu übermitteln. Übermittelt werden dabei Name, Vorname, Geburtsdatum sowie Beginn und Ende der Begleitung. Die Daten der Klienten werden von den Einsatzleitungen zum Zweck der Betreuung an die beauftragten ehrenamtlichen Mitarbeiter weitergegeben. Die Einsatzleitungen erhalten von den ehrenamtlichen Mitarbeitern regelmäßig Berichte über den Verlauf der jeweiligen Betreuungen.

Die Daten der ehrenamtlichen Mitarbeiter werden nur für vereinsinterne Zwecke verwendet. Sie werden genutzt für statistische Zwecke und für Zwecke der Kommunikation mit diesen Mitarbeitern. Die Weitergabe an Dritte erfolgt nur mit Einwilligung der betroffenen Person.

Die Lohnabrechnung der Beschäftigten des Hospizvereines obliegt einem externen Dienstleister. Mit ihm wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 Abs. 3 DS-GVO abgeschlossen, in dem er auf die Einhaltung aller Vorschriften der Datenschutzgrundverordnung verpflichtet wurde.

Die Daten der Spender und Freunde des Vereines werden genutzt für vereinsinterne Anschreiben an diesen Personenkreis und für die Ausstellung von Spendenbescheinigungen.

Für die Weitergabe von Daten an Dritte oder untereinander wurden alle Mitarbeiter des Hospizvereines verpflichtet, nur sichere Kommunikationswege zu verwenden, was eine Verwendung von unverschlüsselten E-Mails und offener sozialer Netzwerke wie Facebook oder Whatsapp ausschließt. Alle Mitarbeiter wurden zur Verschwiegenheit bezüglich der ihnen im Rahmen ihres Dienstverhältnisses zum Hospizverein bekanntgewordenen personenbezogenen Daten verpflichtet.

5. Betroffenenrechte

Dem Vereinsmitglied, dem Klienten, dem ehrenamtlichen Mitarbeiter, dem Mitarbeiter, und dem Spender und Freund des Vereines steht ein Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO) sowie ein Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO) oder Löschung (Art. 17 DS-GVO) oder auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) oder ein Recht auf Wiederspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS.GVO) sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO) zu.

Das Vereinsmitglied, der Klient, der ehrenamtliche Mitarbeiter, die Mitarbeiter, und die Spender und Freunde des Vereines haben das Recht, ihre datenschutzrechtlichen Einwilligkeitserklärungen jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Dem Vereinsmitglied, dem Klienten, dem ehrenamtlichen Mitarbeiter, dem Mitarbeiter und dem Vorstandsmitglied steht ferner ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu.

Diese Datenschutzordnung wurde vom Vorstand des Vereines in der Sitzung vom 08.08.2019 beschlossen.

Keltern, 08.08.2019

Dr. Nils Herter
Vereinsvorsitzender